求人情報でよく目にする総務事務ですが、どのような仕事なのか詳しくは知らない方も少なくないのではないでしょうか?
総務の仕事内容は多岐にわたります。
担当部署を置くまでもないような業務について会社を代表して一手に引き受ける部署だからです。
備品管理、施設管理、福利厚生の整備から社内規定の作成、株主総会の運営や社内イベント企画など、会社全体の幅広い業務に携わるのが特徴です。
ここでは、総務の仕事内容をはじめ、やりがいや必要なスキルなどもご紹介します。
総務の仕事内容
総務が担当する業務範囲は会社によってさまざまですが、会社運営を円滑にするための業務を担っている点は共通しています。
まずは、具体的に総務の業務内容を見ていきましょう。
書類作成・処理・管理
稟議書、資料や社内報など様々な書類関係の作成とそれらを誰でもすぐに確認できるように分類し管理します。
備品の発注・管理
文房具などの消耗品、オフィス家具、パソコン、電話、など、会社で使用しているあらゆる「物」を発注・管理します。
パソコンに不具合があれば修理依頼やコピー機などの定期メンテナンスの対応などもします。
施設管理
建物やオフィスを快適かつ安全であるよう管理します。
照明や空調の調節・整備、防災設備管理、清掃業者と多岐にわたります。
行事の企画運営
入社式、納会、忘年会、社員旅行、そして株主総会など、会社が行う行事の企画・運営を行います。スケジュールや予算の作成、会場手配のほか、通知や出欠管理などが主な仕事内容です。
受付業務や司会の補助業務を行うこともあります。
契約管理
クライアントとの取引関係やオフィスの賃貸、備品のレンタル、そして従業員の雇用など、あらゆる契約書の管理を行います。
人事がない企業では従業員の社会保険、勤怠管理、給与計算なども実施します。
社外関係の応対
電話、メール、郵便物、来客対応をします。要件を正確に把握し適切な部署に振り分けます。
また落とし物の管理やトラブル対応もカバーすることもあります。
総務の仕事に活かせるスキル
コミュニケーションスキル
総務は、部署を問わず社員とやりとりし、時には部署間の調整を行うこともあります。
電話や来客の対応など、社外と接する機会もあり、相手の言うことを正しく理解し、わかりやすく伝えるコミュニケーションスキルは必須です。
PCスキル
総務の事務作業は、ほとんどがPCを使って行います。
最低でもWordやExcelなど、オフィス系ソフトのスキルは身に付けておくべきでしょう。
必須ではありませんが、MOS資格を取得しておくと客観的にPCスキルを証明できます。
マルチタスクスキル
これまで紹介したように、総務の仕事内容は多岐にわたります。
複数の業務を平行して行わざるをえない場合もあり、総務としてマルチタスクスキルは鍛えておきたいところ。
突発的な問い合わせやトラブルを対応しなければならない場合もあり、素早く状況判断し、優先順位をつけてスケジュール管理するスキルも求められるでしょう。
総務は会社運営に欠かせない職種
仕事内容の幅はそれぞれの会社によって大きく違いますが、会社全体に関わり、全社員をサポートする点は同じですね。
対外的に目立つ業務ではないかもしれませんが、健全な会社運営に必要不可欠な存在です。
仕事内容が広く大変な部分も多いですが、幅広い経験や知識を得ることができるのはとても魅力的と言えます。
また、流動的な社内の業務に対応するため、柔軟性も身につきますね。
人とのコミュニケーションが好きな人、人の役に立ちたい人にもぴったりの職種です。