厚生労働省の推進する働き方改革により多様で柔軟な働き方ができる制度として注目されている「フレックスタイム制」「時差出勤」ですが、その明確な違いは知らない人も多いのではないでしょうか。
就業開始時刻を変えられる点ではフレックスタイム制と時差出勤は同じですが、実は大きな違いがあります。その違いを理解しておくと、より自分に合った働き方を見つけるヒントになりますのでチェックしていきましょう。
フレックスタイム制とは決められた期間（清算期間）の中で、定められた総労働時間の範囲内において、労働者が始業や終業の時刻を自由に決められる制度です。
文字通り「Flex（フレックス）＝柔軟」な働き方ができることが最大の特徴で、日本では1988年4月から導入されました。自由に働けるといっても、ある程度決まりごとがあります。その決まりごとの代表例が「コアタイム」と「フレキシブルタイム」になります。
・コアタイム：労働者が必ず出勤しなければいけない時間帯（業務の共有などをするため）
・フレキシブルタイム：労働者が出勤・退社時刻を自由に設定できる時間帯
総労働時間は、週単位や月単位で設定されているケースが多くみられます。なお、フレキシブルタイムやコアタイムの設定は必須ではありません。すべてフレキシブルタイム（スーパーフレックス制度）で運用している企業もあります。細かなルールは会社ごとに異なるため、事前にきちんと確認することが大切です。
より自由になることによるメリットもありますが、業務遂行が複雑化してしまうデメリットもあります。
フレックスタイム制のメリット
１ワークライフバランスがとりやすい
業務とプライベートの状況に合わせて1日の労働時間を決めることができますので、個々のライフスタイルに合った働き方ができます。例えば、子どもを保育園に送った後に会社に出勤する、体調不良の時は早めに退勤し病院に寄るなど、自由に組立ることができます。
２メリハリをつけて働ける
出勤・退勤時間はバラバラになるため、周囲に気を遣う必要がありません。同じ就業時間内で働いていると、皆が帰っていないのに帰宅しにくい雰囲気ってありますよね。その点、フレックス制度では、周りに気を使うことなく決められた時間に出勤して、決められた時間に退勤することができます。
3 時間を有効活用できる
始業や終業時間を自由に設定できるフレックスタイム制では、通勤ラッシュ時を避けて出退勤ができます。
また、業務が忙しくなる時間やクライアントに合わせて勤務時間を決めることができるので効率的に業務をこなすこともできます。
フレックスタイム制のデメリット
１コミュニケーションをとりづらくなる
出勤・退勤時間や勤務時間がバラバラになるため、業務だけではなく休憩時間でのやり取りが希薄してしまい、コミュニケーションをとる時間が少なくなる可能性があります。
また、取引先や外注先などの社外とも時間が合わず、連携に支障が生じることがあります。
２自己管理をする必要がある
出勤・退勤時間だけではなく、業務の優先順位やトラブル対応など各自でこなさなければいけないことが多くなります。そのため、時間にルーズで自己管理がにがてな方の場合、逆に生産性が落ちることもあります。
3 ルールが曖昧だとトラブルが起きやすい
フレックスタイム制はその柔軟さゆえに、会社と労働者の間で認識違いが生じやすいです。また、企業側が制度を正しく理解しておらず、間違った運用や取り決めが原因でトラブルにつながることもあります。
★トラブルの例
・コアタイム無しと聞いていたが朝礼ミーティングの参加は必須だった
・繁忙時期だと希望の時間に退社できないケースがある
・残業代についての取り決めが不明確で算出が適切ではない（深夜残業や休日出勤が加算されないなど）
時差出勤とは、一日の実働時間を決めて、その中で労働者側が出退勤時刻を選択するという制度です。通勤ラッシュが問題視されていることがきっかけで定められた制度です。8時～17時、9時～18時、10時～19時など、あらかじめ会社が決めた勤務時間のパターンの中から、好きな勤務時間帯を選ぶことができます。ただし、1日あたりの労働時間の調整はできません。
この部分が、フレックスタイム制との違いになります。1日あたりの労働時間の長さが毎日同じですので、頻繁にスケジュール調整をする必要はありませんし、それまでのペースや方法を変えることなく業務を進めることができます。
フレックスタイム制と同様、時差出勤も利点だけでなく、人によっては難点と感じる点もあります。両方の視点から整理しておきましょう。
時差出勤のメリット
１通勤時の負担軽減
時差出勤の一番大きなメリットは、満員電車での通勤を避けられることです。
学生や会社員など多くの人が移動する時間帯での通勤は非常にストレスになります。
通勤ラッシュから解放されることで、生産性もアップするでしょう。
２ 生活スタイルに余裕ができる
子どもを保育園に預けてから出勤する育児中の人や、ジムで運動するため早めに帰宅したい人などにとっては、仕事とプライベートの両立がしやすくなる点もメリットといえそうです。
時差出勤のデメリット
１時間管理が難しくなる
それぞれの勤務時間にズレがあるため全員がそろう日中の時間帯にしか会議ができない、ほかの人が仕事をしている時間に帰るのが気まずいということが起こりがちです。
２生活リズムが狂う
会社に指定された時差出勤のパターンがいくつかあると生活リズムが狂ってしまうこともあります。
朝7時に始業する日と、朝9時に始業する日が混在すると、その日によって起床時間もズレるため生活リズムの変化に体がついていけないことがあります。
「フレックスタイム制」は1日に何時間働くか決めることができます。例えば、急用が入り出社を遅らせたり、夕方に用事がある日は早く退社したりと、その日ごとに出退勤の時間を決めても問題ありません。事前報告が必要かどうかはその会社によります。
一方、「時差出勤」は1日の労働時間を自分で決めることはできません。
始業時間と終業時間のみ前後させることができます。1日の労働時間の長さを自分で決めることはできません。
★フレックスタイム制のチェックポイント
・1週間、1ヶ月あたりの総労働時間は何時間か
・コアタイムの有無について。コアタイムがある場合は、何時から何時までか
・フレックスタイム制をどれくらいの人が利用しているか
・朝や夕方に会議などの打ち合わせはあるのか
★時差出勤のチェックポイント
・1日の実働時間は何時間か
・選択できる勤務時間帯にはどんなパターンがあるか
新型コロナウイルスの感染拡大からフレックスタイム制や時差出勤の注目度が高まりました。生産性向上だけではなく、感染リスク軽減による観点からも必要な制度ですね。今回ご紹介した内容や注意点を参考に、どれが一番ご自身にあった制度か検討してみましょう。
求人でよく目にする「コールセンター」のお仕事内容を皆さんはご存じでしょうか？
コールセンターに興味はあるけど、何をするお仕事ですか？
という質問を受けることが度々あります。
そこで今回はコールセンターというお仕事を紹介します。
コールセンターとは電話を使いお客様とのやり取りをするお仕事です。
企業の顔として商品やサービスの説明をしたり、ご意見をいただいたりする役割を担います。
コールセンターにはいくつもの種類がありますので下記に説明します。
▼大きく分けると二つ
インバウンド：問い合わせ、申し込み、質問や意見など、かかってきた電話に応対する受け身の業務です。
アウトバウンド：商品やサービスを宣伝するなどお客さまに電話をかける業務です。
▼「インバウンド」と「アウトバウンド」をさらに細かく分類分け
★インバウンド（受信）
① テレフォンオペレーター(テレオペ)
お客様からかかってきた電話対応全般です。
商品・サービスの注文から質問、または他部署への転送など多岐にわたります。
② カスタマーサポート
商品やサービスについての問合せ対応です。
一般的に「お客さま窓口」と呼ばれている部署ですね。
③ テクニカルサポート
パソコン操作や設定など専門的な分野の問合せ対応です。
別名、「ヘルプデスク」とも呼びます。
★アウトバウンド（発信）
① テレフォンアポインター(テレアポ)
お客さまに電話をかけ自社の商品やサービスを紹介します。
営業目的で電話することが多く、訪問のアポイントメントを取ったりもします。
② テレマーケティング(テレマ)
商品やサービスについての調査をするためお客様や過去に問合せしてくれた方に電話をかけます。
服装や髪型などが自由、比較的時給が高い、希望日や時間に働ける、通勤しやすい、などメリット多いのが特徴です。
デメリットは「座りっぱなし」や「顔が見えないので逆に話しにくい」という声があります。
それでは下記で詳しくメリットについてみてみましょう
ワークライフバランスがとりやすい
土日祝休日、希望休がとりやすいシフト制、また働く時間も深夜のみなど自分に合った条件で仕事を探せます。
そのため、Wワークで働かれている方も多くいます。
服装や髪型、ネイルなどの制限がない
対外的な業務が無いコールセンターでは、オフィスカジュアルで髪型やネイルも自由という職場が多くあります。
お客様に直接お会いすることがないということもありますが、職場環境を快適にすることでより良い電話対応をしてもらいたいという理由もあります。
コミュニケーション、ビジネスマナーなどが身につく
電話対応を続けていくうちに、電話に向こう側にいる方の「考えや気持ち」を読み取る能力がついてきます。
そして、何度も説明をしているうちに話す能力も向上します。
また言葉遣いなどビジネススキルも学ぶこともできます。
未経験からでも就業可
コールセンターは未経験者歓迎の求人があります。
その一つの理由が研修制度です。
電話対応はその企業によって様々ですから、入社後の教育がしっかりしています。
座学、ロールプレイング、OJTの3段階に分けて実施されるケースがおおいですね。
コールセンターで働くために、特別なスキルや資格は必要ありませんが、パソコンのタイピングが速いと役に立つでしょう。
立地的に交通の便が良い
コールセンターは、駅から徒歩数分以内のビル内に事務所があるケースが多いです。
電車やバスなど公共交通機関での通勤を考えると良い立地だと言えるでしょう。
就業後に買い物をしたり、外食したりするのにも便利ですね。
コールセンターで働くと、業界ならではの専門用語をよく見聞きします。
よく使われる言葉や、代表的な単語をピックアップしてご紹介します。
テレオペ
お客様さまからの商品やサービスについての問い合わせなどに対応する業務で「テレフォンオペレーター」とも言います。
テレマ
商品やサービスの販売促進を電話で行う業務です。
電話を受けるインバウンド、こちらからかけるアウトバウンドどちらもあります。
テレマーケティングの略称になります。
トークスクリプト
電話対応する際に使用する基本的な会話の台本を指します。
様々なケースに対応できるように作成された対話ガイドラインで、オペレーターの対応クオリティを標準化するのに役立ちます。
スーパーバイザー（SV）
オペレーターを管理監督する責任者です。
教育指導、シフトの作成、クレーム対応など幅広い役割があります。
一般的にはオペレーター→リーダー→スーパーバイザーという流れで昇進していくイメージです。
エスカレーション
オペレーターだけで対応が難しいクレームや問合せ時に、リーダーやスーパーバイザーなどの責任者に指示を仰いだり、担当を交代してもらうことをいいます。
モニタリング
オペレーターとお客さまとのやり取りを記録し、その内容を確認・評価することを言います。
オペレーター個人の能力を評価するだけではなく、研修などに活用して、他のオペレーターの能力向上に利用することもあります。
コールセンターの仕事は顔を見ながら会話ができない中でのコミュニケーションをとる仕事です。
そのため慣れるまでは難しく感じる方もいますが、逆に慣れてしまえば「答えがある」対処しやすい業務とも言えます。
また、理解力や言葉遣い、説明スキルなど能力を高めることができますし、勤務日や時間など自分に合った条件で就業ができることも魅力的ですよね。
話すことが好き、困っている人の手助けがしたいとうい思いがある方は積極的に挑戦してみてはいかがでしょうか。
転職活動で絶対にクリアしないといけないのが面接です。
学科や実技テストがないケースはありますが、面接が免除されることはありませんよね。
企業の人事担当者は面接で応募者の性格、気質、人格などをチェックして、自社にマッチする人材かどうかを確かめます。
そのため、面接ではその応募者が発した言葉だけではなく、その振る舞いにも注目して評価をつけます。
どれだけ完璧な回答や面接官をうならせる質問ができても、その人の内面的なスペックが低ければ不採用となる可能性が高くなります。
そこで今回はその内面的な部分が表れやすいビジネスマナーについてチェックしてみましょう。
転職活動の面接時にはビジネスマナーがとても重要になります。
新卒と違い社会人経験者ですからビジネスマナーはできて当たり前と思われてしまいます。
ですので、それができていないとかなりのマイナスポイントになるでしょう。
もし、ビジネスマナーに自信がないようでしたら、面接を受ける前にしっかり確認するようにしましょう。
始まる時刻の10分前に到着
面接の際に遅刻をするのは絶対にNGですが、その逆の「早すぎる到着」もビジネスマナー違反です。
面接予定時刻より早く到着しても、社内の待合室で待機すればいいと思ってしまう方もいるようですが、待合スペースも無限ではありませんので企業側からすれば迷惑でしかありません。
かといって10分前ちょうどに到着しようするのもまた危険です。
何かトラブルが起きても間に合うように十分に余裕をもって早めに自宅を出発するようにしましょう。
そして最寄りの駅などで時間調整をして、確実に10分前には面接会場に到着できるようにしましょう。
そうすることで心に余裕を持つこともできますね。
万が一電車の遅延などのやむを得ない事情で遅れそうな時には、事前に企業の担当者に連絡を入れておけば問題ありませんが、できるだけ急いで向かうようにしましょう。
挨拶は大きな声でハキハキと行う
受付の際や会場に入る時など、面接時には挨拶をする機会が多くあります。
その第一声であなたの印象を大きく左右してしまう重要なポイントとなります。
正しい言葉で挨拶をすることも大切ですが、何より聞く側が心地よく感じられる声量で挨拶をすることがポイントです。
緊張してしまい弱弱しい声になりがちですが、ハキハキとした大きな声をだしましょう。
最初に会場に入る時の挨拶はできたが、帰り際は忘れてしまったいう方が案外多くいます。
面接が終わっても選考は終わっていませんので、必ず最後も挨拶をするようにしましょう。
臭いにも気を配る
匂いは自分では気が付きにくいものですが、他人には感じやすいものですよね。
面接中に嫌な臭いが漂っていると、面接官を不快な気分にさせてしまいます。
不快な気分で仕事はしたくありませんから、採用までの道のりは遠のいてしまうでしょう。
確かに、いい香であれば印象をアップさせることもあるかもしれませんが、自分がいい香りだと思っていても相手には不快なことも往々にあるということは肝に銘じておきましょう。
そう考えると香水など匂いの強いものは使用しないほうが無難です。
また、特に気をつけなければいけないのは自分では気が付いていない匂いです。
例えば、ニンニク、汗、タバコ、整髪料や柔軟剤などがあげられます。
このような他人を不快にさせてしまう可能性がある臭いに気を配れていなければ、ビジネスの場にふさわしくないと判断されてしまう可能性がありますので、充分に注意しておきましょう。
前日は臭いのするものを食べない、会場についたら汗をふきとって消臭剤を使う、タバコは面接直前には吸わないようにするなど対策をしましょう。
控室では落ち着いて座る
会場によっては、面接前に控室に通されて待機するように指示されることもあります。
控室での待機中も選考過程だと思ってください。
常にだれかに見られているという意識を持つことが大事です。
スマホを扱ったり、化粧直しをしたり、タバコを吸ったりはなるべくしないようにしましょう。
また、貧乏揺すりや周りをキョロキョロして落ち着いてない素振りも相手にマイナスイメージを与えてしまう可能性がありますので気をつけてください。
ドアのノックは3回
入室する際、ドアは3回ノックしてから入ります。
2回がマナーと思っている方もいますが、2回のノックは空室確認です。
ですのでトイレに入る際のマナーですね。
面接時の入室はノック3回をゆっくりするようにしましょう。
※実は国際的には4回ノックが正しいとされています。
しかし、日本では3回ノックが正式とされています。
また、換気対策などで扉が開いている場合でもキチンとノックして入室しましょう。
中から返事があった場合には、「失礼します」と挨拶をしてから入室します。
ドアを閉める時は、ドアの方を振り返って両手でドアノブを掴んで静かに閉めましょう。
後ろ向きに閉める人もいますが、それは失礼に当たりますので注意しておきましょう。
お礼の角度は30度
お礼の角度にもマナーがあります。
一般的に軽い挨拶の場合は15度、一時的な挨拶は30度、大切なお願いや謝罪の場合には45度以上となっています。
面接の最初の挨拶は30度で行うのが最もよいとされています。
そのため、きちんと姿勢を伸ばして30度のお辞儀を行うようにしましょう。
挨拶をしている最中にお辞儀を始めてしまう方もいますが、そのような方法は相手に声が伝わりづらくなってしまうので適しません。
必ず言葉を発してから、言葉の語尾とともに頭を下げることを意識しましょう。
また、お辞儀は頭を下げるときは「素早く」、そして頭を戻るときは「ゆっくり」が良いとされています。
相手の話は最後まで聞く
面接では、面接官から色々と質問をされます。
会話の途中で質問内容が分かってしまう事もあるとは思いますが、最後まで話を聞かずに食い気味に回答をしてしまうと、ちゃんと面接官の質問を聞いていないと判断されてしまいます。
面接中は気持ちが高ぶってすぐに回答したくなりがちですが、相手が話している時はしっかりと聞き手になりましょう。
また、質問されている意図と異なる内容を答えてしまうと、コミュニケーション能力が欠如していると判断されてしまいます。
自分の持っている知識や意欲を伝えたいがゆえ、ついつい余計なことも話したくなりますが、しっかりと相手の話を聞き、その意図をくみ取り、聞かれたことに対して適切に回答するようにしましょう。
話し方がビジネスに適していない
面接の際には、ビジネスに適した言葉を使う必要があります。
日常会話のような喋り方をしたり、きちんとした敬語が使えていないと、仕事の際にもお客様を不快にさせてしまう人だと思われてしまいます。
話し方はとても大切なので、普段から綺麗に敬語を使えるように意識しましょう。
★話すときのポイント
・「です」「ます」と敬語を使う
・「あれ」「これ」「それ」など代名詞を頻繁に使用しない
・「えっと」「めっちゃ」などカジュアルな言葉を控える
・大きな声でハキハキと話す
・語尾を伸ばさない
名刺の受け取り方は覚えておく
転職活動の面接では、名刺を受け取ることも多くあるでしょう。
名刺交換はビジネスの場でも多くあるので、きちんとマナーを守って名刺を受け取れなければ、ビジネスマナーを知らない人と思われてしまいます。
そのため、きちんと覚えておきましょう。
まず名刺をもらう時には机を挟まないように場所を移動して、両手でお辞儀をしながら受け取ります。
名刺に書かれている内容を確認したら、テーブルの自分から見て左側においておきましょう。
複数の名刺をいただいた場合には最も役職が高い人からいただいた名刺を名刺入れの上において並べるようにします。
このようなマナーを覚えておくことによって、すでにしっかりとしたビジネスマナーを持っていて即戦力になるとポジティブなイメージを持ってもらえます。
面接当日にお礼のメールをする
面接が終わった後、人事担当者にお礼のメールを入れておくとより印象を良くできる可能性があります。
当日、または遅くとも翌日中には出しましょう。
スケジュールを調整して自分と面接をするために時間を割いていただいたことにはお礼をきちんと伝えたいですよね。
それが面接の合否に大きく影響するということは考えにくいものですが、ビジネスマナーとしてお礼のメールを送信することは悪いことではありません。
ただし、メールを送る際は、義務的にテンプレートをコピペして送るのではなく、自らの言葉で意欲や感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。
まとめ
いかがでしたか？面接の際には、自社にあった人材かどうかを厳しい目で見られています。
だからこそビジネスシーンに合った行動がとれるかどうかはとても重要な点となります。
ネガティブなイメージを抱かれてしまわないように、きちんとマナーを覚えておくことは重要です。
自分が正しいと思っているマナーが実は間違っているということも多くありますので、しっかりと面接に行く前に確認しておきましょう。
事務職で役に立つ資格について質問を受けることが度々あります。
事務職の職域は幅広く、パソコンスキルや情報処理、語学、接遇など、幅広い能力が求められますが、基本的に資格は必要ありません。
しかし、取得しておくと有利になる資格はあります。
そこでこの記事では、事務職にオススメの資格を紹介します。
事務職を目指している方や現在すでに事務員として働かれている方のスキルアップのためにもぜひこの記事を参考にしてみてください。
MOS
MOSとは「マイクロソフト オフィス スペシャリスト」の略です。
Word、Excel、PowerPointなどのスキルを証明する資格です。
「Excel・Wordを使えますか？」という質問を面接時にされることがあります。
そのような時にも使えるスキルの証として明確にアピールすることができる資格になります。
また、事務員はWordやExcelを使っての文書作成や管理業務が多いので実務にも生かせる実用的な資格とも言えますね。
MOS資格の問題は実際の業務を想定した出題形式になっているため、勉強中に「そんな便利な方法があったのか」と感動したという声を耳にしたことがあります。
https://mos.odyssey-com.co.jp/index.html
秘書検定
秘書検定は秘書業務にとどまらず、ビジネスマナー全般を問う内容であり、すべての仕事において実際に活かせるスキルがつきます。
レベルも1級～3級まであり、社会人としての基本的なマナーから高度なビジネススキルや知識まで得ることができます。
具体的には、名刺交換から接客マナー・文書作成・冠婚葬祭時のマナーなど社会人として必要な知識をひととおり身につけることができます。
実際に取得した方からは仕事中に「勉強しておいてよかった！」と思えるシーンが多々あり、秘書検定の勉強をしておいてよかったという報告がありました。
気になる方はぜひチェックしてみてください。
https://jitsumu-kentei.jp/HS/index
簿記
簿記とは、企業を経営していくうえで必要な日々の活動を記録・計算・整理し、経営成績と財政状態を明らかにするものです。
言うまでもなく経理事務では必要不可欠な知識・スキルになります。
よく「経理部門ではないから自分には関係ない」といった声を耳にしますが、そのようなことはありません。
簿記を知ることで、ビジネスに関係する用語や数字を読み解く感覚を養えますので、部門を問わず様々なビジネスシーン及び実社会の中で非常に役立つものです。
簿記には、いくつかの種類がありますが、日商簿記と呼ばれる「日本商工会議所及び各地商工会議所主催簿記検定試験」が最も有名な簿記試験です。
レベルごとに初級、３級、２級、１級とありますので、ご自身にあった難易度から挑戦してみるといいと思います。
https://www.kentei.ne.jp/bookkeeping
英語（TOEIC）
グローバル化やデジタル化により大企業だけではなく、国内の中小企業でも英語を使う場面が増えてきています。
そのため、英語の資格を取得していれば、就職や転職に有利になるでしょう。
企業によってはある一定の英語スキルを獲得した社員にボーナスの支給、または英語スキルを昇格条件にしているところもあります。
日本で一番メジャーな英語資格の一つと言えばTOEICですね。
TOEICは、英語のコミュニケーション能力を評価する世界標準の試験です。
事務職においてもTOEICの点数が応募条件として設けられることも多く、英語スキルを判断・証明する基準として定着しています。
外資系企業に挑戦したい場合は700点以上、履歴書に書く基準は600点以上が目安になります。
https://www.iibc-global.org/toeic/test/lr/guide01.html
教育訓練給付金制度について
資格を取得するためには少なからずお金が必要になります。
試験の受験料だけではなく、教材費や講義代など思ったより金銭的負担が大きくなってしまうケースもあります。
だからこそ、「教育訓練給付金制度」のが利用できるか確認することをおススメします。
教育訓練給付金制度は、仕事に役立つスキルや知識（厚生労働大臣の指定する）を得るために受講した講座費用の一部が、ハローワークから支給される制度です。
一定の条件を満たすと、講座費用の20％（最大10万円）が支給されます。
また、より専門的な技術や資格を得る場合は、最高で費用の70％が年間56万円を上限に支給されるものもあります。
気になる方は一度チェックしてみることをおススメします。
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/jinzaikaihatsu/kyouiku.html
まとめ
「資格は意味がない」という意見をたまに耳にします。
確かに、何も考えずとりあえず取得した場合は骨折り損になってしまう可能性があります。
資格は取得する事が目的ではなく、どのようにその資格（スキル・知識・経験）を活かしていくかがポイントになります。
自身の現在のスキル・経験の棚卸をしてみて、今不足している能力、これから必要になる能力を書き出してみるといいでしょう。
また、役に立つという視点だけではなく、純粋に興味がある分野にチャレンジしてみるのもいいですね。
求人情報でよく目にする総務事務ですが、どのような仕事なのか詳しくは知らない方も少なくないのではないでしょうか？
総務の仕事内容は多岐にわたります。
担当部署を置くまでもないような業務について会社を代表して一手に引き受ける部署だからです。
備品管理、施設管理、福利厚生の整備から社内規定の作成、株主総会の運営や社内イベント企画など、会社全体の幅広い業務に携わるのが特徴です。
ここでは、総務の仕事内容をはじめ、やりがいや必要なスキルなどもご紹介します。
総務が担当する業務範囲は会社によってさまざまですが、会社運営を円滑にするための業務を担っている点は共通しています。
まずは、具体的に総務の業務内容を見ていきましょう。
書類作成・処理・管理
稟議書、資料や社内報など様々な書類関係の作成とそれらを誰でもすぐに確認できるように分類し管理します。
備品の発注・管理
文房具などの消耗品、オフィス家具、パソコン、電話、など、会社で使用しているあらゆる「物」を発注・管理します。
パソコンに不具合があれば修理依頼やコピー機などの定期メンテナンスの対応などもします。
施設管理
建物やオフィスを快適かつ安全であるよう管理します。
照明や空調の調節・整備、防災設備管理、清掃業者と多岐にわたります。
行事の企画運営
入社式、納会、忘年会、社員旅行、そして株主総会など、会社が行う行事の企画・運営を行います。スケジュールや予算の作成、会場手配のほか、通知や出欠管理などが主な仕事内容です。
受付業務や司会の補助業務を行うこともあります。
契約管理
クライアントとの取引関係やオフィスの賃貸、備品のレンタル、そして従業員の雇用など、あらゆる契約書の管理を行います。
人事がない企業では従業員の社会保険、勤怠管理、給与計算なども実施します。
社外関係の応対
電話、メール、郵便物、来客対応をします。要件を正確に把握し適切な部署に振り分けます。
また落とし物の管理やトラブル対応もカバーすることもあります。
コミュニケーションスキル
総務は、部署を問わず社員とやりとりし、時には部署間の調整を行うこともあります。
電話や来客の対応など、社外と接する機会もあり、相手の言うことを正しく理解し、わかりやすく伝えるコミュニケーションスキルは必須です。
PCスキル
総務の事務作業は、ほとんどがPCを使って行います。
最低でもWordやExcelなど、オフィス系ソフトのスキルは身に付けておくべきでしょう。
必須ではありませんが、MOS資格を取得しておくと客観的にPCスキルを証明できます。
マルチタスクスキル
これまで紹介したように、総務の仕事内容は多岐にわたります。
複数の業務を平行して行わざるをえない場合もあり、総務としてマルチタスクスキルは鍛えておきたいところ。
突発的な問い合わせやトラブルを対応しなければならない場合もあり、素早く状況判断し、優先順位をつけてスケジュール管理するスキルも求められるでしょう。
総務は会社運営に欠かせない職種
仕事内容の幅はそれぞれの会社によって大きく違いますが、会社全体に関わり、全社員をサポートする点は同じですね。
対外的に目立つ業務ではないかもしれませんが、健全な会社運営に必要不可欠な存在です。
仕事内容が広く大変な部分も多いですが、幅広い経験や知識を得ることができるのはとても魅力的と言えます。
また、流動的な社内の業務に対応するため、柔軟性も身につきますね。
人とのコミュニケーションが好きな人、人の役に立ちたい人にもぴったりの職種です。
営業事務の具体的な仕事内容や一般事務との違いはなんでしょう？
営業事務は、営業担当者にとって欠かせない重要なサポート役です。
ここでは、その仕事内容や求められるスキル、役立つ経験などをご紹介します。
営業事務は営業担当者の仕事が効率よく回るようにサポートします。
営業担当者と直接やり取りをする社内業務と顧客とやり取りをする社外業務があります。
仕事の幅が広いため、多様なスキルを求められることも多いようです。
業界や扱う商品やサービスによって仕事内容は変わりますが、デスクワークが中心ということもあり、人気が高い仕事の一つです。
メール・電話・来客対応
営業担当の代理で、メール・電話の対応を行います。
担当者への取り次ぎだけでなく、代理で回答するケースもあるため、取り扱う商品やサービスの内容、価格感なども把握する必要があるでしょう。
また来客された方の対応をすることもあります。
書類作成
取引に必要な書類を必要に応じて作成することも、営業事務の重要な仕事のひとつです。
営業事務が扱う書類として、以下のようなものが挙げられます。
・見積書、請求書、伝票
・契約書、覚書
・会議資料、提案資料
契約や取引を行う際は、営業事務が作成する書類が不可欠です。
商品やサービスの数量、金額、営業とクライアントが交わした条件が正確に記載されていなければならず、また、期日に合わせて確実に作成する必要があります。
ファイリング
営業活動や取引で使用する書類をファイリングします。
契約書、見積書や納品書など、中には法律で一定期間の保管が義務付けられている書類もありますから、営業事務の重要な仕事のひとつといえるでしょう。
クライアント別や種類別など、誰もが探しやすく、見やすいように整理します。
売上などの数値管理
営業担当の売上や契約数などの数値を日別、月別などで記録します。
その数値を使用し分析作業を行い今後の営業活動に活かしたりします。
専用のソフトに入力したり、Excelなどを使用して一から作るケースもあります。
納品・在庫管理
商品を扱う会社では、納品や在庫の管理も営業事務が担当するケースが多いです。
在庫の数を確認する棚卸作業を実施したり、出荷作業前の納品物のチェックをしたりすることもあります。
顧客・案件管理
会社名、担当者名、住所、電話番号、契約内容、発注履歴など、顧客情報を管理します。
営業担当の代理入力をしたり、抜け漏れがないかチェックします。
売上に関わる重要な業務です。
サポートする部署が限定されている
営業事務と一般事務では、各種書類作成や電話・メール対応など、基本的な事務作業は同じです。
しかし、一般事務は部署を限定せず、主に社内とやりとりをしながら事務作業を進めることに対し、営業事務は営業部署に限定して事務作業を行います。
そのため、業務内容がより専門的になります。
商品知識が求められますし、見積書や請求書などお金に関する書類作成も行うため、経理的な知識が必要な場合もあるでしょう。
また、自分のスケジュールではなく、営業担当や顧客の予定に合わせて業務を進めることも、一般事務との違いです。
営業事務はコミュニケーション力も重要
社内外を問わず、多くの人と関わるのも営業事務の特徴です。
社内の場合、精算関連で経理、納品や在庫管理で製造、契約書など重要な書類を扱う際は法務など、あらゆる部署とやりとりが発生します。
社外コミュニケーションが多いことも営業事務の特徴で、クライアントはもちろん、取り扱う営業品目によってはエンドユーザーとも関わります。
クライアントからの問い合わせや質問の際、正確にヒアリングができなければ、営業担当に間違った情報を渡すことになります。
正確にクライアントの意図をくみ取ったり、聞き出すためのコミュニケーション力は営業事務として重要なスキルになります。
PCスキル
事務職として働くには、ExcelやWord、PowerPointといったオフィス系ソフトのスキルは必須です。
営業事務は契約書や見積書、請求書、提案書など、さまざまな書類を作成しますが、オフィス系ソフトを使っている会社は多いです。
営業報告書などを作成するケースも考えられ、関数やグラフ作成のスキルがあると正確かつ効率的に業務を進められるでしょう。
PCスキルを証明するために、MOSなどの資格を取得しておくこともおすすめです。
コミュニケーションスキル
営業事務の仕事の特徴は、営業との社内業務と顧客との社外業務があります。
関係者の意図を正確にくみ取り、伝える能力が重要になるため、コミュニケーションスキルが役立ちます。
相手が求めていることを理解するためのヒアリング力、状況に応じて適切な行動がとれる対応力、スケジュール管理に活かせる調整力などが求められますが、どれもコミュニケーションスキルがあってこそでしょう。
ビジネスマナー
顧客と直接やりとりすることもあるため、営業事務にはビジネスマナーも求められます。
電話やメール対応、来客時の対面対応などで失礼にならないよう、敬語の使い方や言葉遣いなどを身に付けておく必要があります。
客観的にビジネスマナーがあることを証明するために、秘書検定などを受けてみるのもいいでしょう。
事務処理能力
見積書作成や請求処理、入金チェックなど、営業事務が行う事務作業は数字が絡むものも多く、ミスが許されません。
社外に提出する書類も多く、間違いがあれば社内外に迷惑がかかることもあります。
限られた期限内で処理しなければいけない業務も多いため、ミスなくスピーディーに処理する事務処理能力はもちろん、そのために業務を効率化する工夫も重要です。
営業事務は部署や営業担当のサポート役という立ち位置ですが、営業の業務をスムーズに進行させるために不可欠な存在です。
未経験でも就業できる可能性があり、書類作成やPCスキル、ビジネスマナーにコミュニケーション力など、事務に関するさまざまなスキルを高められることも、営業事務の魅力でしょう。
身に付けたスキルは営業事務に限らず、あらゆる事務職に応用できるため、キャリアアップにもつながります。
興味がある人は、ぜひ営業事務の仕事にチャレンジしてみてください。
学生の就活ではリクルートスーツを着ることに迷いはありませんが、転職時の服装についてはどうでしょうか？
中途採用面接では、どのような格好で企業を訪問すればいいのか迷ってしまうという声をよく聞きます。
そこで今回は転職面接での服装選びのポイントと注意すべきことについてご紹介していきます。
①清潔感を意識する
転職活動で面接に行った場合、面接官はまず最初にその人の清潔感をチェックします。
特にお客様や取引先と顔を合わせることがある業種の場合は念入りに確認します。
社員は会社の顔になりますので、清潔感のない服装をしていると、会社自体の印象を落としてしまいます。
そのようなことがないように、最低限の清潔感を維持しておくことはとても重要です。
同じスーツを着ていたとしても、きちんとクリーニングされてシワも伸ばされたものを着用するのと、汚れやシワがついたままのよれたものを着用するのとでは見え方が全くことなります。
もし服装に汚れやシワがあると仕事に対してもだらしない印象を与えてしまいます。
面接の前に着用する予定の服が汚れていないかしっかりチェックして、必要があればクリーニングに出しておきましょう。
②全体のバランス感
面接官は細かく服装の全てをチェックすることはできませんが、バランスが悪いのはすぐ目についてしまいます。
そのため、どういう服装を着用するのかコンセプトを決めて、統一感を意識することが重要となります。
フォーマルな洋服にカジュアルな靴を合わせたら違和感を感じさせてしまいますよね。
スーツを着用するならカバンもフォーマルに、オフィスカジュアルでいくならカバンもその格好にあったものを選ぶなど服装のバランスをしっかりと考えて選びましょう。
③TPOに合わせた服装を選ぶ
これを着ていればどこに行っても大丈夫という服装はありません。
もし、スーツを着てビシッときめても、その会社の社風に合わないと思わせてしまえばネガティブなイメージになります。
企業によってはフランクなところもあれば、きっちりとした服装が好まれることもあります。
アパレル企業などでは私服で面接に来るように指定をされることもあるようです。
公務員、銀行、IT、アパレルなどの企業、または事務、販売員などの職種によって求められる服装の基準が異なるはずです。
事前にしっかりと企業の情報をチェックして、その企業に合った服装を選ぶようにしましょう。
転職活動中に面接に行く場合、どのような点に気を付けたらいいのでしょうか？
〇リクルートスーツは避けるのが無難
新卒の頃は、面接と言えばリクルートスーツを着るのが定番となっています。
しかし、リクルートスーツは学生が着ているという印象が強いため、中途採用を目指す転職活動で着ていると頼りなく見えることがあるようです。
中途採用での面接は即戦力になる人材が求められているので、見た目が頼りないとマイナスポイントになってしまいます。
そのため、中途面接時はリクルートスーツを避けて、ビジネス慣れした印象を与えられるようなスーツを選ぶと良い印象を与えられるでしょう。
〇クールビズは一度相談する
真夏に転職活動を行う場合、クールビズのスタイルで面接に行っていいものなのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか？
暑い時期にスーツを着て面接に行くと、着く頃には汗だくになってしまい、臭いや見た目が気になるという方も多くいると思います。
基本的には面接にはフォーマルな格好で行く必要があるのでスーツ着用の方がよいですが、企業によっては面接でもクールビズを推奨しているところもあります。
そのため、事前に企業に確認しておく方がよいでしょう。
〇冬の防寒具はシンプルなものを選ぶ
冬の転職活動で面接に行く場合、防寒着としてコートを着るという方も多いでしょう。
コートを着たまま面接会場に入ってしまうと失礼にあたるので、必ず早めに脱いで手に持ってから会場に入るようにしましょう。
また、コートは事前に脱ぐからと派手な装飾がついているものやカジュアルすぎるコートを着てしまう方もいますが、手元に持っている着衣も見られている可能性があります。
そのため、ビジネスシーンに適した落ち着いたカラーやデザインのものを選びましょう。
マフラーやブーツなどの防寒具に関しても、同様に注意するようにしましょう。
〇指定なしの場合もスーツが無難
企業によっては、面接の服装に関して服装の指定がなかったり、カジュアルOKという記載がされていることもあります。
このような場合、どのような服装を選んだらいいのか迷ってしまうという方は多いのではないでしょうか？
確かに、社風にあわせてカジュアルな服装で面接に臨んだほうが印象が良くなるケースもあります。
しかし、社風を考えてもフォーマル・カジュアルのどちらの服装で行くべきか決めかねている際はスーツを着ていく方が無難です。
スーツを着て面接に行って失礼になることはありませんので、迷ったらスーツを選択しましょう。
ただし、私服の着用を指定された場合はそれを守るようにしましょう。
カジュアルOKの企業にスーツ以外で行く場合は、オフィスカジュアルのような服装を選ぶことも可能です。
シンプルな服装にジャケットを着るというスタイルでいけば、相手に不快な想いをさせることはないでしょう。
カジュアルでいいと言われたからといって、ラフすぎる格好をするのはNGなので気を付けましょう。
〇バックもビジネスシーンに合うものを選ぶ
カバンも服装の一部ですので適切なものを選択しましょう。
中には、細かいところまできちんと気を配れるかという点を見るために、ビジネスバックをチェック項目に入れているという企業もあるようです。
そのため、バックもビジネスシーンに適しているものなのかどうか、気を配るようにしましょう。
派手なデザインのものやブランドが一目で分かるようなバックはあまりよい印象を与えませんので避けたほうがいいです。
面接時にはバックを足元に置くということが多いので、おいても形が崩れないバックを持っておく方が見栄えがよくなります。
また、面接中に資料をもらうこともありますので、A4サイズの資料が楽に入れられるサイズを選択すると便利です。
〇アクセサリーは外しておく
企業によっては、アクセサリーの着用に対して厳しいところもあります。
そのため、面接時は目立つアクセサリーはしないほうが無難です。
結婚指輪や時計などの装着は問題ありませんが、時計に関しては派手なものや高級ブランドものは避け、シンプルなデザインのものを選ぶことをおすすめします。
〇まとめ
いかがでしたか？
面接は「この求職者が自社に適しているのか」を見極める場です。
面接をくぐり抜けるには、面接官を不快な気持ちにさせないようにしなければなりません。
服装については色々な意見がありますし、絶対正解というようなものはありませんが、大切なことは自分基準ではなく、相手を基準にして考えるということです。
人は第一印象でその人のイメージを確定させてしまうと言われています。
最初にポジティブな印象を面接官に与えられるようしっかり服装対策をして採用を勝ち取りましょう！
工場のイメージといえば、「きつそう」「汚そう」「難しそう」という悪いイメージを持たれがちですが、最近では生産工程等の自動化が進み、労働環境が改善されています。
例えば
・残業はＮＧ、決まった時間に帰宅
・品質のために、一年中空調を適温に設定
・小型部品なので力仕事無し
また政府が積極的に女性の就業支援をしていることもあり、女性の就業率が増加しており製造業での活躍の場が広がっています。
そこで今回は工場で働く女性の状況について解説しますね。
工場でのお仕事の代表格である製造業のデータを見てみましょう！
経済産業省によれば、製造企業の女性従業者比率は中小企業で42.5％、大企業では22.9％とのこと。
特に中小企業において、女性が多く活躍していることがわかります。
製造業をその種類ごとに分けると以下のようなデータがありました。
＜製造企業の女性従業者比率（中小企業）＞
・衣服、その他の繊維製品製造業：73.6％
・食料品製造業：61.1％
・なめし革、同製品、毛皮製造業：52.3％
・電気機械器具製造業：51.1％
・繊維工業：51.0％
【出典元】：経済産業省「製造企業における女性従業者比率」
上記データからも実際に多くの女性たちが工場で活躍していることがわかりますね。
製造業は、様々な面で男性にも女性にとっても働きやすいメリットがあります。
そこで、具体的なプラスとマイナスポイントをご紹介します。
デメリット
・短時間（一日2～3時間）や自分の希望時間帯や曜日での就業が難しい。
・単純作業が多く、転職時に使えるスキルの習得が難しい。
メリット（環境面）
・工場勤務は土日休み又はシフト制の職場が多く見られます。
シフト制と聞くと予定が組みづらい印象を持ってらっしゃる方も多いのですが、前月に翌月のシフトを決めるため、勤務日を調整しやすいのが特徴です。
ですので、子どもの行事など事前にスケジュールがわかっているものであれば、勤務日を調整し誰にも迷惑をかけずにすみます。
・シフト制が多い製造業は残業が少なく、定時退社を基本とする職場もめずらしくありません。
そのため、趣味の時間を充実させたり、家事をする時間が確保しやすいでしょう。
就業時間がしっかり決まっている仕事は子育て中の方でも働きやすい環境ですね。
・急なお休みがとりやすいことも大きなメリットです。
工場では従業員が多く、仕事内容もマニュアル化されているため作業員の急な欠員にも対応ができるケースが多いです。
メリット（業務面）
・工場の業務は高性能な機械とマニュアル化により、簡単作業になりました。
一昔前は３Ｋ（きつい、汚い、危険）に加えて職人のようなスキルも必要でしたが、今では未経験からでもできるお仕事になりました。
・短い期間で見習い期間を終わらせられることが多いです。
ひとり立ちした後は、周囲との人間関係を気にせず、黙々と自分の仕事に集中できる環境であることが多く、人間関係に悩まされたくない、あるいは仕事中は目の前の作業だけに没頭したいという人にとっても、働きやすい環境といえそうです。
工場内作業といっても色々な種類のお仕事があります。
その一部をチェックしてみましょう。
仕分け
商品を決められたカテゴリーに分別していく作業です。
軽作業がメインのお仕事ですが、同じ作業の繰り返しが多いため、ミスをしないよう集中力が必要なお仕事です。
組立
機械や装置を組み立てる作業です。
自分の持ち場で組み立てる場合とラインにより一部分のみを取り付ける場合があります。
ライン作業ではスピードが求められることが多いようです。
検査検品
ひとつひとつ製品をチェックする検品作業。
破損や不具合など、細かな不備にも気付き作業できることが必要です。
運搬と梱包
台車やフォークリフトを使っての製品の移動、荷卸し、積込み作業。梱包は、商品にシールやラベルを貼るなどして、袋や箱、段ボールなどに入れる作業です。
モノによっては重いものを持ち上げる必要があります。
機械操作（オペレーター）
機械や機器を操作する作業です。
設計書や仕様書のデータを機械に入力します。
そして、材料を機械に投入し、機械操作を行っていきます。
マニュアルに沿って作業を行っていくため、難しい作業ではありません。
食品加工・トッピング
食材のカットをはじめ、パック詰め、トッピングなどを行っていきます。
調理済みの具材を使用することが多く、料理の得手不得手に関係なく、手際よく作業をすることが求められます。
仕事と生活の両立がしやすく、未経験からでも活躍できる職種がたくさんあることから、男女関係なく人材を積極的に採用する工場が多く見られます。
育児や介護など時間に制約のある方でも、労働時間がしっかり決まっていて、イキイキと自分らしく働ける職場が増えているということですね。
もし、工場勤務にご興味がありましたら、自分の働き方にあった職場がないか調べてみましょう。
求職者にとって、面接って緊張するものですよね。
デジタル化の波で直接会って話す対面での面接ではなく、Webで面接する企業が増えています。
企業が採用面接に用いるビデオプラットフォームの種類も、Skype、FaceTime、ZOOMなど様々あり、現在ではWEB面接での人材採用はごく普通の手法になりつつあります。
しかし、WEBでの面接に不慣れなため、準備不足で面接を失敗してしまったという後悔の声を多く耳にします。
そこで、大切な面接を万全な状態で臨めるように6つの秘訣をご紹介します。
Web面接の前や実施中は、PCやスマートフォンの不要なタブやプログラムは必ずすべて閉じて、マナーモードにしましょう。
Web面接を受ける場所にも気をつけましょう。
面接中に友人や家族が部屋に入ってこないように、静かな環境であることを確認し、部屋のドアに鍵をかけましょう。
部屋が薄暗いと第一印象が悪くなってしまいますので明るさにも気をつける必要があります。
座る位置はできれば窓ちかくなど、自然光が適度に差し込む場所がおすすめです。
カメラが映し出す背景（室内の様子）にも細心の注意が必要です。
カーテンや何もない壁など、無機質な背景にするのがもっともシンプルで、その方が面接官も余計な先入観なく、公平な評価をすることができるでしょう。
然るべき服装をしていれば、自分の自信を高めることになりますし、面接にふさわしい心構えを持つことになるので、必ず社会人にふさわしい服装でWEB面接に挑みましょう。
Web面接を受ける応募者にありがちなことですが、下半身の服装をおろそかにしないことが大切です。
面接中に必要な書類を確認したくても立ち上がれないなんてことにならないように気をつけましょう。
Web面接の前で気持ちを落ち着かせる方法の一つは、必要とされるセットアップを実際にしてテスト使用をしておくことです。
面接の前にログインして、パスワードの問題、ネットワークの問題などの予期せぬ問題が発生しないか確認します。
しばらくログオンしていないWeb会議プラットフォームにサインインする必要があります。パスワードは記憶していますか？
また、アカウントを持っていない場合には、実際の面接の前に、十分な余裕をもってアカウントや新しいパスワードを設定しておきましょう。
ノートパソコンを使う場合は、十分充電してあるか、スピーカーやマイクが正常に作動するかを確認しましょう。
自分が面接官からベストのアングルで見えるように、前もって、自分が画面上、適切な位置に映ることを確認しておくことも大切です。
カメラのアングルは、Webによる選考面接ではとても大事なことです。
話しかける相手を見上げたり、見下ろすことのないように気を付けましょう。
Web面接ツールに設定されているプロフィールが社会人としてふさわしいものであることを確認しておくことも必要ですね。
ニックネームや、絵文字の入ったステータスを削除し、不適切なプロフィール写真を差し替えておきましょう。
WEB面接だからと言ってボディランゲージがいらないわけではありません。
カチコチでぎこちない印象を与えてしまわないように自然に体を動かして、オープンな雰囲気を作れるように心がけましょう。
また、面接官と良好な関係を築くため、笑顔を忘れず、自分の個性を表現する機会として活用しましょう。
画面を介してだと少しやりにくいと感じるかもしれませんが、面接官とのアイコンタクトを保つことも大切です。
視線についてですが、ついつい画面上の面接官ばかり見がちですが、適度にカメラに向かって直接語りかけると面接官に良い印象をあたえられるようです。
必要な書類は、ディスプレイ上か、ブラウザの開いたタブに用意しておき、参照しやすいように、印刷したものを自分の前に置いておきましょう。
こうしておけば、面接中に何かを出して欲しいと言われても、すぐに対応できます。
面接中に話すべきことを忘れないために、自分の一番大きな実績の詳細を記したドキュメントを手元に置いてもいいでしょう。
面接を受ける企業の情報を調べるのは最も大切な準備の一つです。
面接中に適切な質問ができれば、その企業がどのような理念を持っているのか見極めることができます。
また面接官にあなたの熱意や本気度を伝えられることも大きなプラスですね。
転職先を探す際に、自分の優先事項をよく考えておくことも大切なことです。
たとえば、最新のテクノロジーを使いその経験をつけることが自分にとって重要であれば、企業が使用するハードウェアやソフトウェアについて質問してもよいでしょう。
Web面接は、経験不足からハラハラさせられるものがあると思いますが、事前準備さえしっかりしておけば、準備をしていないライバルに大きな差をつけられます。
交通機関の遅延に巻き込まれて遅刻してしまう心配はありませんし、自分が一番くつろげる場所で面接を受けることもできます。
準部万端の状態で挑めば、きっとWeb面接をうまくやりとげられるはずです。
頑張ってくださいね！